Secretaresse Raad van Toezicht

Ben je accuraat, stressbestendig, ondernemend, praktisch ingesteld en denk je graag constructief mee? Spreek en schrijf je net zo gemakkelijk Nederlands als Engels? Vind je het een uitdaging om onze internationale Raad van Toezicht te ondersteunen en onderdeel te zijn van een gedreven secretariaatsteam? Dan is deze baan geknipt voor jou!

Wij zijn per direct op zoek naar een ervaren en enthousiaste

Secretaresse Raad van Toezicht (28-32 uur per week)

Jouw functie

Eurotransplant verzorgt de toewijzing van donororganen in opdracht van acht Europese landen en beheert de wachtlijst met zo’n vijftienduizend patiënten die wachten op een voor hen levensreddende orgaantransplantatie.
Het secretariaat ondersteunt enerzijds de organisatie die in het hoofdkantoor in Leiden gevestigd is en anderzijds de internationale Raad van Toezicht, de Medical Council en diverse orgaanadviescommissies met medische experts. Het secretariaatsteam, dat onderdeel uitmaakt van het Office Center, bestaat uit drie secretaresses en een Manager Office Center die naast de dagelijkse werkzaamheden elk hun eigen specifieke aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden hebben waaronder ondersteuning van de Algemeen Directeur en de Medisch Directeur.
Het aandachtsgebied van deze functie is het ondersteunen van onze internationale Raad van Toezicht, Medical Council en enkele orgaanadviescommissies.

Je bent verantwoordelijk voor o.a. de volgende taakgebieden:    

Je ondersteunt met:

  • Complex agendabeheer.
  • Het plannen, organiseren en notuleren (ook in het Engels) van lange vergaderingen.
  • Het boeken van reizen en hotels.
  • Het opstellen, redigeren en verwerken van correspondentie (Nederlands en Engels).
  • Het monitoren en afhandelen van actiepunten.
  • Je vervult een ondersteunende en faciliterende rol bij o.a. de organisatie van orgaanadviescommissie-vergaderingen en diverse bijeenkomsten en congressen.
  • Je verwerkt gegevens in het CRM-systeem.
  • Je houdt dagelijks diverse mailboxen bij en filtert daar zelfstandig jouw actiepunten uit ter verdere opvolging.
  • Je ondersteunt je collega’s bij afwezigheid en/of drukte.

Jouw profiel

De ideale kandidaat is een betrouwbare en gedreven doorpakker. Je bent secuur, flexibel, proactief, collegiaal en blijft stevig overeind staan bij momenten van piekbelasting. Vanwege het internationale karakter van deze functie is beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift een absolute must. Beheersing van de Duitse taal is een pre. Competenties waar in deze functieeen beroep op wordt gedaan zijn: samenwerken, organiseren, anticiperen en improviseren.

Verder is het van belang dat je:

  • een secretariële opleiding op HBO niveau hebt afgerond;
  • beschikt over 5 jaar recente en relevante ervaring als secretaresse Raad van Toezicht binnen een internationale werkomgeving;
  • z.s.m. beschikbaar bent (werkdagen: in overleg);
  • ruime ervaring hebt met notuleren in de Nederlandse en Engelse taal.

Jouw werkgever

Stichting Eurotransplant International (ETI) is gevestigd in Leiden en verzorgt de toewijzing van donororganen aan patiënten op de wachtlijst voor een orgaantransplantatie in opdracht van: Nederland, België, Duitsland, Oostenrijk, Luxemburg, Slovenië, Kroatië en Hongarije. Met ruim 110 gemotiveerde collega’s zorgt Eurotransplant dat haar activiteiten 24 uur per dag en 365 dagen per jaar plaatsvinden. Onze kernwaarden zijn: transparant, betrouwbaar, zorgvuldig en daadkrachtig. Trefwoorden voor de informele werksfeer zijn innovatie, betrokkenheid, eigen verantwoordelijkheid, collegialiteit en humor.

Jouw arbeidsvoorwaarden

De functie van Executive Secretary is ingedeeld in FWG 45 van de CAO Ziekenhuizen. Het maximum salaris van deze schaal bedraagt € 3.375,- bruto per maand o.b.v. 36 uur per week. Je ontvangt een vakantietoeslag van 8,33% en een eindejaarsuitkering van 8,33%. Het betreft een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar, waarna bij goed functioneren een vast dienstverband tot de mogelijkheden behoort. Eurotransplant biedt een goede balans tussen werk en privé. Eurotransplant biedt tevens de mogelijkheid om opleidingen te volgen en heeft een aantrekkelijk meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden.

Solliciteren?

Vul het online sollicitatieformulier in.
Sluitingsdatum is donderdag 9 juli 2020.
Vragen? Bel met Therès van der Loos, Manager Office Center  (tel: 071-579839), op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag.
Een assessment maakt onderdeel uit van de selectieprocedure.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.